تهدف هذه الدورة إلى تطوير مهارات السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب وفقًا لأحدث المعايير والممارسات المهنية. تتناول الدورة الأساليب المتقدمة في تنظيم الأعمال، تحسين الإنتاجية، وإدارة الوقت، بالإضافة إلى تطوير مهارات الاتصال الفعال، مما يمكن المشاركين من أداء دورهم بكفاءة عالية في بيئات العمل المتغيرة.
الوصف
أهداف الدورة
- اكتساب المهارات الأساسية والمتقدمة في السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب.
- تطوير القدرات على تنظيم العمل وتنسيق الأنشطة المكتبية.
- تحسين مهارات إدارة الوقت وزيادة الكفاءة الإنتاجية.
- تعزيز التواصل الفعّال مع الفرق والزملاء والعملاء.
- تطبيق أحدث التقنيات في إدارة المكاتب لتحسين الأداء.
محاور الدورة
1. مفهوم السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب الحديثة:
- دور السكرتير التنفيذي في بيئات العمل الحديثة.
- الصفات والمهارات المطلوبة للسكرتير التنفيذي الناجح.
- أهمية إدارة المكاتب بكفاءة وتأثيرها على الأداء المؤسسي.
2. تنظيم العمل وإدارة الأنشطة المكتبية:
- تقنيات تنظيم الملفات وإدارة الوثائق.
- إعداد وتنسيق الاجتماعات.
- التخطيط لإدارة الأنشطة اليومية.
3. إدارة الوقت والأولويات:
- استراتيجيات تخطيط الوقت الفعّال.
- التعامل مع المشتتات وضغوط العمل.
- تحديد الأولويات لتحقيق الأهداف.
4. مهارات الاتصال الفعّال:
- أساسيات الاتصال الشفهي والكتابي.
- التعامل مع الأنماط المختلفة للعملاء والزملاء.
- إدارة الاجتماعات وتدوين المحاضر.
5. استخدام التكنولوجيا في إدارة المكاتب:
- تطبيقات البرمجيات المكتبية الحديثة (مثل Excel وOutlook).
- الأتمتة وتحسين الكفاءة باستخدام الأدوات الرقمية.
- حماية البيانات وإدارة المعلومات.
6. التعامل مع الأزمات والمواقف الطارئة:
- إدارة المشكلات وحل النزاعات.
- التصرف بمرونة في مواجهة التحديات.
- إعداد خطط الطوارئ المكتبية.
7. تطوير المهارات الشخصية والمهنية:
- بناء الثقة بالنفس وتحسين الأداء المهني.
- تعزيز التفكير الإبداعي في العمل المكتبي.
- تحسين مهارات العمل الجماعي والقيادة.