تركز هذه الدورة على تطوير المهارات الأساسية التي يحتاجها الأفراد في وظائف السكرتارية، مع التركيز على تحسين إدارة الوقت والأولويات. ستساعد الدورة المشاركين على تعلم كيفية تنظيم الأعمال، التعامل مع المهام المتعددة، والتواصل الفعال، مما يساهم في رفع كفاءة العمل وتحقيق الأهداف في وقت أقل.
الوصف
أهداف الدورة
- تعلم مهارات التنظيم والإدارة اليومية للمهام المكتبية.
- تحسين القدرة على إدارة الوقت بفعالية واحترافية.
- تطوير مهارات تحديد الأولويات وتنفيذ المهام حسب الأهمية.
- تحسين مهارات التواصل والتنسيق بين الفرق والإدارات.
- تعلم تقنيات التعامل مع المواقف الضاغطة والمواقف الطارئة.
محاور الدورة
1. أساسيات مهارات السكرتارية:
- تعريف دور السكرتير في بيئة العمل.
- المهارات الشخصية المطلوبة للسكرتير الناجح.
- كيفية التعامل مع المهام الإدارية اليومية.
2. تنظيم الوقت بفعالية:
- تحديد الأهداف وتنظيم الوقت.
- تقنيات الجدولة الفعالة.
- استخدام الأدوات التكنولوجية لإدارة الوقت.
3. تحديد الأولويات وتنظيم المهام:
- أهمية تحديد الأولويات في بيئة العمل.
- استخدام طرق مثل "مصفوفة الأولويات" لتنظيم المهام.
- استراتيجيات التركيز على المهام ذات الأهمية القصوى.
4. التواصل الفعّال في السكرتارية:
- مهارات التواصل الكتابي والشفوي.
- التعامل مع الاستفسارات والشكاوى.
- تعزيز العلاقة بين السكرتير والإدارة والموظفين.
5. إدارة الاجتماعات:
- كيفية ترتيب وتنظيم الاجتماعات بشكل فعال.
- إدارة وقت الاجتماع وضمان تحقيق الأهداف.
- توثيق محاضر الاجتماعات ومتابعة القرارات.
6. التعامل مع المواقف الطارئة:
- كيفية التعامل مع المهام غير المتوقعة.
- تقنيات التعامل مع الضغط وإدارة الأزمات.
- استراتيجيات التكيف مع التغييرات المفاجئة.
7. استخدام الأدوات التكنولوجية في السكرتارية:
- استخدام تطبيقات إدارة الوقت والمهام (مثل جداول المهام).
- استخدام البريد الإلكتروني بشكل احترافي.
- الأدوات التكنولوجية للمساعدة في تنظيم الاجتماعات والمراسلات.