تهدف هذه الدورة إلى تقديم مفهوم شامل عن الأرشفة الإلكترونية وإدارة الوثائق في بيئات العمل الحديثة. ستتعرف خلالها على أساليب وأدوات التخزين الرقمية التي تساهم في تسهيل الوصول إلى المعلومات، وحمايتها من الضياع أو التلف، بالإضافة إلى تحسين سير العمل وتقليل التكاليف. تهدف الدورة إلى تقديم حلول فعّالة لتحسين تنظيم الوثائق واسترجاعها بكفاءة عالية.
الوصف
أهداف الدورة
- تعلم أسس ومفاهيم الأرشفة الإلكترونية وإدارة الوثائق.
- اكتساب مهارات استخدام أنظمة الأرشفة الرقمية وتطبيقها عمليًا.
- تحسين إدارة الوثائق والأرشيفات لضمان الوصول السريع والآمن للمعلومات.
- تعزيز فعالية سير العمل من خلال تنظيم الوثائق الإلكترونية بشكل منظم.
- تطبيق تقنيات الحماية والنسخ الاحتياطي للوثائق الإلكترونية لضمان الحفاظ عليها.
محاور الدورة
1. مقدمة في الأرشفة الإلكترونية وإدارة الوثائق:
- تعريف الأرشفة الإلكترونية وأهمية الوثائق الرقمية.
- الفرق بين الأرشفة التقليدية والإلكترونية.
- فوائد الأرشفة الإلكترونية في المؤسسات.
2. أنظمة الأرشفة الإلكترونية:
- أنواع الأنظمة المستخدمة في الأرشفة الإلكترونية.
- كيفية اختيار النظام الأنسب لاحتياجات المؤسسة.
- تطبيقات الأرشفة السحابية مقابل الأرشفة المحلية.
3. تنظيم الوثائق وتصنيفها:
- طرق تصنيف الوثائق الإلكترونية وتنظيمها.
- إنشاء معايير لتسمية الملفات والأدلة.
- تطوير آليات بحث فعّالة ضمن الأرشيف الإلكتروني.
4. الحماية والأمان في الأرشفة الإلكترونية:
- تقنيات تشفير الوثائق وحمايتها من الوصول غير المصرح به.
- تقنيات النسخ الاحتياطي لضمان الحفاظ على الوثائق.
- التدابير الأمنية ضد الفقدان أو التلف.
5. استرجاع الوثائق وإدارتها:
- طرق استرجاع الوثائق بكفاءة عالية.
- أدوات وتقنيات البحث المتقدمة في الأرشيف الإلكتروني.
- تسريع عمليات البحث والوصول للمعلومات.
6. إدارة الحياة الافتراضية للوثائق:
- تحديد دورة حياة الوثائق من الإنشاء حتى الأرشفة والتدمير.
- استراتيجيات تحديد فترة الاحتفاظ بالوثائق.
- إجراءات تدمير الوثائق الرقمية بشكل آمن.
7. تطوير استراتيجيات الأرشفة الإلكترونية في المؤسسات:
- تحسين استراتيجيات الأرشفة الإلكترونية ضمن المؤسسات.
- تقييم فاعلية الأنظمة الإلكترونية في تحسين سير العمل.
- رفع كفاءة استراتيجيات الأرشفة بالتدريب والتطوير المستمر.