تُركز هذه الدورة على تقديم تقنيات وأساليب حديثة في الأرشفة الإلكترونية وحفظ المستندات بهدف تحسين الكفاءة التنظيمية وتقليل الفاقد المعلوماتي. يتمكن المشاركون من التعرف على أحدث الأدوات والنظم المستخدمة في حفظ وتنظيم البيانات، وكيفية التعامل مع الوثائق والملفات الرقمية بشكل آمن وفعال.
الوصف
أهداف الدورة
- فهم الأسس والمفاهيم الأساسية للأرشفة وحفظ المستندات.
- التعرف على تقنيات الأرشفة الإلكترونية الحديثة وأنظمة إدارة الوثائق.
- تعلم كيفية تحويل الوثائق الورقية إلى صيغة رقمية مؤرشفة.
- تحسين طرق الأمان والحفاظ على البيانات الرقمية.
- تطبيق نظم إدارة المستندات بشكل فعّال في بيئات العمل.
محاور الدورة
1. مقدمة في الأرشفة وحفظ المستندات:
- تعريف الأرشفة وأهمية حفظ المستندات.
- تطور الأرشفة من الورقية إلى الرقمية.
- أهمية الأرشفة في تحسين الكفاءة التنظيمية.
2. نظم إدارة الوثائق (DMS):
- التعريف بنظم إدارة الوثائق الإلكترونية.
- مزايا نظم إدارة الوثائق الرقمية.
- كيفية اختيار النظام الأنسب للمنظمات.
3. تقنيات الأرشفة الإلكترونية الحديثة:
- الأرشفة السحابية (Cloud Archiving).
- أنظمة الأرشفة الرقمية عبر الإنترنت.
- الأدوات التكنولوجية لتسهيل الأرشفة.
4. تحويل الوثائق الورقية إلى الرقمية:
- تقنيات المسح الضوئي (Scanning) وتحويل الوثائق.
- تنظيم وترتيب الملفات الرقمية.
- معالجة البيانات المستخلصة من الوثائق الورقية.
5. حماية وأمان البيانات الرقمية:
- طرق تأمين البيانات وحمايتها من الفقدان.
- استخدام تقنيات التشفير لضمان سرية الوثائق.
- استراتيجية النسخ الاحتياطي للبيانات.
6. تطبيقات الأرشفة في بيئات العمل:
- تطبيق الأرشفة في المؤسسات الحكومية والخاصة.
- استخدام الأرشفة في المكتبات والمراكز البحثية.
- أتمتة العمل باستخدام نظم الأرشفة.
7. إدارة عملية الأرشفة ومراجعتها:
- تخطيط وتنظيم الأرشفة بشكل فعّال.
- مراجعة وتحليل فاعلية الأرشفة في المؤسسات.
- استخدام تقنيات إدارة الجودة في الأرشفة.