تستهدف هذه الدورة تزويد المشاركين بالمعرفة والمهارات اللازمة لإدارة الأرشيفات الورقية والإلكترونية بكفاءة وفقًا لأحدث الممارسات المتبعة في هذا المجال. سيتم التركيز على الأساليب الحديثة لتنظيم وحفظ الوثائق، مع مراعاة القوانين واللوائح الخاصة بحماية البيانات، مما يسهم في تسهيل الوصول إليها وضمان سلامتها وأمانها.
الوصف
أهداف الدورة
- فهم الأسس والمفاهيم الرئيسية لإدارة الأرشيف الورقي والإلكتروني.
- تطبيق أفضل الممارسات في تنظيم وحفظ الوثائق.
- التعرف على تقنيات الأرشفة الإلكترونية ودمجها مع الأرشيف الورقي.
- تحسين كفاءة الوصول إلى الوثائق والملفات بسهولة وأمان.
- الالتزام بالقوانين واللوائح المتعلقة بحماية البيانات وأمن الوثائق.
محاور الدورة
1. مقدمة في إدارة الأرشيف:
- تعريف الأرشيف وأهميته في المؤسسات.
- الفرق بين الأرشيف الورقي والإلكتروني.
- معايير إدارة الأرشيف وأفضل الممارسات.
2. تنظيم وحفظ الوثائق الورقية:
- تقنيات تصنيف الوثائق الورقية.
- أنظمة حفظ الوثائق الورقية (الرفوف، الخزائن).
- تدابير حماية الوثائق الورقية من التلف.
3. الأرشفة الإلكترونية:
- تعريف الأرشفة الإلكترونية وأدواتها.
- استخدام البرمجيات الخاصة بالأرشيف الإلكتروني.
- أساليب تحويل الوثائق الورقية إلى صيغ إلكترونية.
4. دمج الأرشيف الورقي والإلكتروني:
- استراتيجيات الدمج الفعالة بين الأرشيف الورقي والإلكتروني.
- مزايا دمج الأرشيفات الورقية والإلكترونية.
- التحديات والحلول في دمج الأرشيفين.
5. إدارة الأمان والخصوصية في الأرشيف:
- تطبيق قوانين حماية البيانات في الأرشيف.
- وسائل تأمين الوثائق الإلكترونية (التشفير، كلمات السر).
- حماية الأرشيف الورقي من السرقة أو التلاعب.
6. الوصول إلى الوثائق واسترجاعها:
- تقنيات البحث في الأرشيف الإلكتروني.
- تحسين نظم التصنيف لضمان سهولة الوصول إلى الوثائق.
- استخدام أدوات البحث المتقدمة في الأرشيف الإلكتروني.
7. التحديات والفرص في إدارة الأرشيف:
- التحديات في الأرشفة الورقية والإلكترونية.
- الفرص المستقبلية لتطوير نظم الأرشيف.
- الاتجاهات الحديثة في إدارة الأرشيف.