تسلط هذه الدورة الضوء على أفضل الممارسات لإدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية في بيئات المكاتب الحديثة. وتركز على الطرق المبتكرة لتنظيم، تخزين، واسترجاع الوثائق بفعالية، مع تعزيز حماية المعلومات وضمان سهولة الوصول إليها بما يدعم سير العمل بكفاءة.
الوصف
أهداف الدورة
- التعرف على المفاهيم الأساسية لإدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية.
- تطوير مهارات تنظيم الوثائق وحفظها بطرق حديثة.
- التعرف على البرمجيات المتخصصة في الأرشفة الإلكترونية.
- تحسين كفاءة استرجاع الوثائق والوصول إلى المعلومات بسرعة.
- تطبيق أفضل الممارسات في حماية وأمن البيانات المكتبية.
محاور الدورة
1. المفاهيم الأساسية لإدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية:
- تعريف إدارة الوثائق وأهميتها.
- الفرق بين الأرشفة التقليدية والإلكترونية.
- دور الأرشفة في تحسين كفاءة العمل.
2. تنظيم الوثائق وحفظها:
- أسس تصنيف الوثائق.
- استخدام الأنظمة اليدوية والإلكترونية في الحفظ.
- إجراءات حماية الوثائق الورقية من التلف.
3. تقنيات الأرشفة الإلكترونية:
- مبادئ وأدوات الأرشفة الإلكترونية.
- برمجيات الأرشفة الشائعة في المكاتب.
- دمج الوثائق الورقية مع الأنظمة الإلكترونية.
4. إدارة الوثائق في بيئة العمل المكتبية:
- تحديات إدارة الوثائق في المكاتب.
- تحسين العمليات المكتبية من خلال الأتمتة.
- دور إدارة الوثائق في دعم اتخاذ القرارات.
5. أمان وحماية الوثائق الإلكترونية:
- معايير أمن البيانات في الأرشفة الإلكترونية.
- حماية الوثائق بكلمات المرور والتشفير.
- إدارة الصلاحيات والوصول إلى الملفات.
6. استرجاع الوثائق وإدارة المعلومات:
- تقنيات البحث في قواعد البيانات.
- أدوات استرجاع الوثائق بكفاءة.
- تنظيم الوثائق لضمان سهولة الوصول إليها.
7. الاتجاهات المستقبلية في إدارة الوثائق والأرشفة:
- الأرشفة السحابية وأهميتها.
- تطبيقات الذكاء الاصطناعي في الأرشفة.
- التحديات والحلول المستقبلية في إدارة الوثائق.