تهدف هذه الدورة إلى تزويد المشاركين بالمهارات الأساسية لإدارة الاجتماعات بشكل فعال وتنظيمها وفق أفضل الممارسات. ستتناول الدورة أساليب التخطيط للاجتماعات، إعداد جدول الأعمال، إدارة الحوار، وتوثيق المخرجات لضمان تحقيق الأهداف المرجوة من الاجتماعات بكفاءة.
الوصف
أهداف الدورة
- التعرف على المبادئ الأساسية لإدارة الاجتماعات وتنظيمها.
- تعلم كيفية التخطيط للاجتماعات ووضع جدول أعمال فعال.
- اكتساب مهارات إدارة الحوار وتعزيز مشاركة الفريق.
- تحسين القدرة على اتخاذ قرارات فعّالة خلال الاجتماعات.
- تطبيق تقنيات توثيق ومتابعة مخرجات الاجتماعات لضمان تنفيذها.
محاور الدورة
1. مقدمة في إدارة الاجتماعات:
- تعريف الاجتماعات وأهميتها في العمل المؤسسي.
- أنواع الاجتماعات وأغراضها المختلفة.
- صفات الاجتماع الناجح وأهميته لتحقيق الأهداف.
2. التخطيط للاجتماعات:
- تحديد أهداف الاجتماع وجدول الأعمال.
- اختيار الوقت والمكان المناسبين.
- تجهيز المواد والمستندات اللازمة للاجتماع.
3. إدارة الاجتماع:
- دور مدير الاجتماع ومسؤولياته.
- تقنيات إدارة الحوار والنقاشات.
- التحكم في الوقت وتوجيه النقاش نحو النتائج.
4. تعزيز مشاركة الحضور:
- استراتيجيات تشجيع المشاركة الفعالة.
- التعامل مع المشكلات مثل الصراعات أو قلة التفاعل.
- إشراك الحضور في اتخاذ القرارات.
5. اتخاذ القرارات الفعّالة:
- أساليب صنع القرار الجماعي.
- تحليل الخيارات وتحديد الحلول.
- تجنب التحيز وضمان الشفافية.
6. توثيق الاجتماع ومتابعة المخرجات:
- طرق توثيق القرارات والملاحظات.
- إعداد محاضر الاجتماعات الاحترافية.
- متابعة تنفيذ المخرجات وضمان تحقيق الأهداف.
7. تحسين كفاءة الاجتماعات:
- قياس فعالية الاجتماعات وتحليل النتائج.
- تجنب الأخطاء الشائعة في إدارة الاجتماعات.
- استخدام التكنولوجيا في تنظيم وإدارة الاجتماعات.